Come gestire il flusso di email in entrata nel proprio ufficio/agenzia? L’obiettivo è infatti leggere e rispondere alle email che lo meritano, scrivere le email che si deve senza minare la propria produttività e non sprecare tempo. Soprattutto quando, come oggi, le email sono gestibili non solo dal PC ma anche dallo smartphone.
Innanzitutto occorre riflettere e ricordare che:
- La email è uno strumento utilizzato per comunicare in modo rapido non per gestire situazioni di urgenza.
- Le email devono essere gestite in modo proattivo e consapevole: non occorre reagire allo stesso modo ad ogni email ricevuta, ma occorre stabilire le regole alle quali attenersi nel rispondere.
- Le email sono catalogabili a seconda del loro contenuto nei seguenti gruppi elencati per importanza: email organizzative (appuntamenti, riunioni, scadenze di atti), email informative (che richiedono informazioni), email di aggiornamento (che comunicano un cambio di situazione, status), email decisionali (che comunicano decisioni).
Il miglior metodo per gestire le email al meglio è il Sistema 321Zero.
3: Pianifica tre orari nei quali gestire (scrivere, inviare, leggere e rispondere) le email durante la giornata di lavoro.
21: In ciascuno dei 3 momenti hai 21 minuti per gestire la casella di posta
Zero: In ciascuno dei 3 momenti devi riuscire a ridurre a Zero le email da leggere e da inviare. Certo si tratta di un compito difficile, e intenzionalmente complicato, che serve per focalizzarsi sui messaggi più importanti.
[Fonte: Lorenzo Cavalca]
