La gestione della posta elettronica è una delle attività più critiche per la produttività, e le email sono uno dei “ladri di tempo” più efficaci. Ecco una serie di regole da seguire per padroneggiare la propria casella e non essere limitato dalla posta elettronica.
- Disattivare le notifiche dei messaggi in arrivo dal PC, dagli smartphone. L’email è un mezzo di comunicazione asincrono, come la posta, i post dei social network e gli SMS: la comunicazione asincrona non richiede il collegamento contemporaneo degli interlocutori al network di comunicazione e i contenuti possono essere letti e scritti offline, ricevuti e inviati in tempi diversi.
- Usa il sistema 321Zero Programma tre sessioni di gestione (scarico, lettura e scrittura di email) quotidiane che durino al massimo 21 minuti, tempo ovviamente non necessario per processare tutte le email arrivate ma sufficiente per individuare quelle più importanti e decidere quali processare.
- Una volta aperta una email, decidi di fare una delle seguenti azioni: Fai (scrivi, rispondi, allega ecc), Delega a qualcuno l’azione da svolgere, Cancella o Archivia il messaggio, Programma nell’agenda l’azione da fare.
- Utilizza lo spazio Oggetto (“Subject”) per indicare l’azione da fare, o etichettare la email.
- Limita i contenuti: essere breve e sintetico non è scortese o maleducato, è segno di rispetto per il tempo altrui.
[Fonte Kevin Kruse]
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