La Gestione del tempo è LA priorità, e l’emergenza, per molti professionisti. Un sensibile miglioramento della qualità del lavoro deriverebbe proprio da una gestione del tempo più efficace e fruttuosa. Da dove iniziare allora?
Da qui.
Scegliete la vostra agenda, per esempio una cartacea. Che cosa va indicato nell’agenda? Qualsiasi attività che si riferisce a questi 3 ambiti: Lavoro, Famiglia e socialità/vita personale.
a) Nel dettaglio vanno indicati gli “appuntamenti” di lavoro (riunioni, attività amministrative, appuntamenti presso i clienti, elementi di procedure di vendita, e varie eventuali), gli appuntamenti relativi alla famiglia (prendere la figlia a danza, portare il figlio agli allenamenti, andare al ricevimento dei docenti ecc ecc), quelli sociali/personali (aperitivo con gli amici, partita di tennis col collega, appuntamento dal parrucchiere, visita dal dentista ecc).
b) Occorre poi distinguere quali attività, in ciascuna dei tre ambiti, sono predeterminate (cioè individuate, registrate in un elenco e inserite in agenda per priorità), da predeterminare (in questo caso occorre decidere quando farlo) o ancora circostanziali (cioè non prevedibili). Ecco l’agenda si occupa delle prime due, a meno che non si disponga di una sfera di cristallo.
c) Le attività predeterminate sono di tre categorie: 1) quelle da compiere in un giorno e in un’ora specifica (l’appuntamento dal cliente, la riunione col boss o col collaboratore, ma anche la visita dal dentista, o qualsiasi attività che avete deciso di svolgere a una certa ora); 2) quelle da compiere in un giorno specifico (ma non necessariamente in un orario specifico): il lead follow-up, determinate telefonate, riunioni veloci con l’assistente per aggiornamenti vari, telefonate da fare “in giornata”. 3) attività periodiche, quelle da compiere in un giorno specifico (ed eventualmente a un orario specifico), ciclicamente (la consegna delle fatture, le revisioni di bilancio, determinate riunioni, e la ricerca e il procacciamento della clientela).
d) Le attività predeterminate da compiere in un giorno e in un’ora specifica o in una giornata specifica o che si ripetono periodicamente vanno scritte in agenda.
e) Dovete poi iniziare a programmare con l’agenda e non con la memoria.
[Fonte David Allen]
